Хронометраж или учет рабочего времени

Хронометраж – достаточно эффективный, хоть и незатейливый, инструментов тайм менеджмента. По своей сути – учет дел и затраченного на них времени.

В первую очередь, необходим для личного контроля, в особенности тем, кто работает в офисе, за компьютером. Инструмент, обязателен для тех, кто нацелен на результат, хочет повысить свою эффективность. Деятельность, предполагающая работу за компьютером (в интернете) кроет в себе массу опасностей и соблазнов, сжирающих большую часть вашего времени: это и социальные сети, и серфинг по просторам всемирной паутины, чтение статей, просмотр видео и т.д.

электронное табло с секундомером

Суть и форма учета времени

Хронометраж элементарен по своей форме, на практике являет собой табличку на 2, 3 или 4 столбца:

  1. Необязательная колонка, куда можно вносить временной интервал: начало и завершение того или иного дела (09:00 — 09:30);
  2. Во второй отмечается количество затраченного времени, как разница часа завершения и начала конкретного занятия (15 минут, 30 минут, 1 час);
  3. Третья колонка – собственно, название работы, дела или занятия (просмотр почты, общение по телефону, просмотр видеоролика на Youtube);
  4. В этот столбик вносится комментарий и оценка (по желанию). Здесь можно отмечать, эффективно ли было потрачено время, являлось ли то или иное дело хронофагом и т.д.

Не стоит забывать, что хронометраж является лишь инструментом тайм-менеджмента, но ни в коем случае не самоцелью – будьте внимательны, не стоит чрезмерно увлекаться этим.

Учет времени - таблица в Excel

Длительность и периодичность

Относительно того, как долго и как часто его необходимо проводить – нет никаких четких рекомендаций, этот вопрос каждый решает для себя сам. Кому-то достаточно недели для анализа расхода личного или рабочего времени и принятия соответствующих мер по более эффективному его использованию. Кто-то пользуется этим инструментом годами. В любом случае, периодически следует его использоваться, в особенности тогда, когда вы начинаете замечать, что слишком много времени тратиться впустую.

Средства для проведения хронометража

  • Работаете за компьютером – можно вести его в «блокноте», создать Excel-ий файл на рабочем столе или использовать специальную программу;
  • У вас динамичная работа, не привязаны к компьютеру, приходится много ездить по городу? Заведите себе отдельный блокнот, или выделите раздел в своем ежедневнике;
  • Пожалуй, самый лучший вариант, что подойдет как первым, так и вторым – приложение на смартфоне: специализированное или, не хуже с этим справится стандартное приложение «заметки».

Экономия времени требует время

Время отчитаться

Делайте записи по ходу – в тот момент, когда закончили предыдущее дело и приступили за работу над новым. Возможно будет удобнее делать записи в конкретное время, не привязываясь к виду занятости, например, по окончанию каждого часа.

Временной интервал

В последнем случае (если вносите данные в конкретное время), есть смысл определить отчетный интервал, к примеру 15 минут. Так, по окончании часа необходимо заполнить 4 строчки таблицы. Не рекомендуется брать интервал меньший 15 минут, иначе это может занимать слишком много времени и внимания, отодвигая основную работу на второй план. Помним, не превращаем хронометраж в самоцель.

Анализ хронометража

Никаких формул и вычислений. В конце рабочего дня, напротив каждого события отмечаем, являлось то или иное занятие «поглотителем времени» или вело к достижению ваших жизненных целей. Выявляем закономерности, просчитываем общее количество времени, использованное неэффективно, делаем выводы, исключаем из своей жизни то, что обходится вам слишком дорого.

Цитата Дарвина про ценность часа

Практика и привычка

Не имея опыта, сперва это занятие может показаться, не то, чтобы сложным, но, во всяком случае, не простым. Вероятно, в первое время, вы будете забывать вносить записи. Будьте терпеливы, вскоре вы привыкнете.

Результаты

Помимо не менее важного – выявление хронофагов, устранения «поглотителей времени», оптимизации рабочего дня, хронометраж позволяет выработать большее чувство времени. В перспективе вы научитесь лучше его контролировать и контролировать себя,  даже не прибегая к ведению учета.